Az alkalmazás adatkezelési tájékoztatója

1. Kire és mire vonatkozik

Ez a tájékoztató a Graphium alkalmazásra vonatkozik (app.graphium.hu): arra, hogy mi történik a bejelentkezett felhasználó és az általa összekötött rendszerek adataival. A graphium.hu weboldal adatkezelését külön tájékoztató írja le.

Az adatkezelő:

A szolgáltatást üzleti célra nyújtjuk. Hogy egy adott adat tekintetében ki az adatkezelő, attól függ, kinek az előfizetésén keresztül veszi igénybe a szolgáltatást:

• Szervezeti előfizetésnél az Ön szervezete határozza meg, mely rendszereket kötik be, meddig őrizzük az adatokat és ki fér hozzájuk. Ilyenkor a szervezet az adatkezelő, mi pedig az ő utasításai szerint eljáró adatfeldolgozó. A feltételeket az adatfeldolgozási megállapodás tartalmazza. Ez vonatkozik az egyéni vállalkozóra is.
• Saját regisztrációnál, ha nem áll Ön mögött ilyen szervezet, mi vagyunk az adatkezelő, és Önre ez a tájékoztató vonatkozik.

A fiók-, használati és számlázási adatok — belépések, felhasznált mennyiség, számla — tekintetében minden esetben mi vagyunk az adatkezelő.

2. Milyen adatokat kezelünk

Fiók- és hozzáférési adatok. Név, e-mail cím, a szervezet neve, a jelszó titkosított lenyomata, a kétlépcsős azonosítás beállításai, a bejelentkezések és a bejelentkezési kísérletek adatai. Munkahelyi fiókkal (Microsoft vagy Google) történő belépésnél a szolgáltató által küldött azonosítók.

Az összekötött rendszerekből származó adatok. A szolgáltatás akkor működik, ha Ön összeköti vele a saját rendszereit: levelezést, dokumentumtárat, naptárat, valamint ügyviteli, ügyfélkezelő, projektkezelő, számlázó és hasonló üzleti rendszereket. Csak azok a rendszerek érhetők el, amelyeket Ön összekötött, és azokban is csak az, amihez a forrásrendszer Önnek hozzáférést ad. Ezekből:

• fájl- és mappaadatok (név, hely, méret, típus, módosítás időpontja, hivatkozás), hogy a kereséskor megtaláljuk a megfelelő dokumentumot;
• a dokumentumok tartalma, amelyet a kérdés megválaszolásához a forrásrendszerből letöltünk és feldolgozunk;
• levelek, naptári bejegyzések és üzleti rekordok, amelyeket a kérdés megválaszolásához lekérdezünk;
• a válaszhoz felhasznált részletek, amelyek a beszélgetésben megmaradnak, hogy a válasz forrása utólag is ellenőrizhető legyen.

Beszélgetések. A kérdés, a válasz, valamint annak nyilvántartása, hogy a válasz milyen dokumentumokra és műveletekre épült.

Beszédfelvétel. Diktáláskor és megbeszélés-leiratozáskor a hangfelvételt beszédfelismerő szolgáltatásnak továbbítjuk. Sem a hangfelvételt, sem a leiratot nem tároljuk; a megbeszélés eredménye dokumentumként az Ön saját rendszerébe kerül.

Használati és biztonsági adatok. A műveletek naplója, a szolgáltatás felhasznált mennyisége, valamint hibanaplók.

Hozzáférési kulcsok. Az összekötött rendszerekhez tartozó jelszavak és jogosultsági kulcsok, titkosítva.

3. Mire használjuk az adatokat

• Az Ön kérdéseinek megválaszolására: keresés az összekötött rendszerekben, a megtalált részletek átadása a nyelvi modellnek, és a forrásokra hivatkozó válasz összeállítása.
• Az Ön által kért műveletek végrehajtására az összekötött rendszerekben — például levélküldés, naptári bejegyzés létrehozása, adat rögzítése.
• A szolgáltatás működtetésére: hibaelhárítás, biztonsági vizsgálat, kapacitástervezés, számlázás.
• A szolgáltatás fejlesztésére, kizárólag anonimizált adatból — a 4. pont szerint.

Reklámcélra nem használjuk az adatokat, és nem adjuk át harmadik félnek, kivéve a

1. pontban felsorolt alfeldolgozókat és a jogszabály által előírt eseteket.

4. A szolgáltatás fejlesztése anonimizált adatból

A beszélgetésekből anonimizált, azonosításra alkalmatlan adatot állíthatunk elő, és azt a szolgáltatás fejlesztésére, a modellek pontosságának javítására, valamint teljesítmény- és biztonsági elemzésre használhatjuk fel. Erre csak akkor kerül sor, ha mindhárom feltétel teljesül:

1. az adatból természetes személy, személyes adat, üzleti titok vagy konkrét ügyfél nem azonosítható;
2. Ön nem tiltakozott ellene — a tiltakozás bármikor, indokolás nélkül megtehető a hello@graphium.hu címen, és a szolgáltatás használatát nem érinti;
3. az érintett forrásrendszer szolgáltatójának feltételei nem zárják ki. Egyes szolgáltatók a saját felületükről származó adat ilyen felhasználását anonimizálás után is tiltják; ilyen adatot ezért nem használunk fel.

A harmadik feltétel betartását technikai megoldás biztosítja: minden megőrzött beszélgetés nyilvántartja, mely forrásrendszerekből származó adatot érintett, és a kizárt forrásból származó tartalom a felhasználható adatkörbe nem kerülhet be.

Nem tartozik ide a szolgáltatás saját működési naplója — hogy a rendszer mely funkcióját mikor, milyen sorrendben és milyen eredménnyel használtuk. Ez a szolgáltatás működéséről szól, nem az Ön tartalmáról.

Ön bármikor kérhet tájékoztatást arról, mely adatköröket használjuk fel erre a célra, és kérheti meghatározott adatok kizárását.

5. Meddig őrizzük az adatokat

Törlés kérésre. A fiók törlésével a hozzá tartozó adatok törlődnek. Szervezeti előfizetésnél a szervezet kérheti a teljes adatkör törlését. Kérelem: hello@graphium.hu.

6. Hol kezeljük az adatokat, és kik férnek hozzájuk

Az adatokat az Európai Unión belül kezeljük. Az adatok nem hagyják el az EU-t.

Rajtuk kívül más alfeldolgozót nem veszünk igénybe. Új alfeldolgozó igénybevétele előtt legalább 30 nappal értesítést küldünk, és szervezeti előfizetőink tiltakozhatnak ellene.

Az Ön által összekötött rendszerek nem alfeldolgozóink — azok az Ön saját rendszerei, amelyekhez Ön ad hozzáférést.

A nyelvi modell szolgáltatója az adatokat nem használja fel a modell tanítására, és nem őrzi meg azokat.

Munkatársaink nem olvassák az Ön tartalmát, kivéve, ha ehhez Ön kifejezetten hozzájárul (például egy hiba kivizsgálásához), ha biztonsági incidens vizsgálata teszi szükségessé, vagy ha jogszabály kötelez rá. Minden ilyen hozzáférés indokoláshoz kötött, és utólag nem módosítható naplóban rögzül.

7. Hogyan védjük az adatokat

• Minden ügyfél adata elkülönített adatbázis-területen van.
• Az adatok titkosítva tárolódnak és titkosított csatornán utaznak; a hozzáférési kulcsokat ügyfelenként külön titkosítási kulcs védi.
• A hozzáférés szerepkörhöz kötött, és kétlépcsős azonosítás védi.
• A műveletek utólag nem módosítható naplót írnak.
• A rendszer által automatikusan futtatott kód elszigetelt környezetben fut, és nem ér el olyan adatot, amelyhez a felhasználónak sincs jogosultsága.

8. Az adatkezelés jogalapja

A jogos érdeken alapuló adatkezeléseknél elvégeztük az érdekmérlegelést. A biztonsági napló az érintett érdekét is szolgálja, mert az adataihoz való hozzáférés így nyomon követhető, és a magánszféráját nem korlátozza.

A szolgáltatás rendeltetése szerint különleges adatot nem kezelünk. Ha olyan rendszert köt össze, amelyben ilyen adat szerepel, annak kezeléséről Ön — szervezeti előfizetésnél az Ön szervezete — dönt.

9. Az érintett jogai

Önnek joga van hozzáférni a róla kezelt adatokhoz, kérni azok helyesbítését, törlését, a kezelés korlátozását, élni az adathordozhatóság jogával, valamint tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Ahol az adatkezelés hozzájáruláson alapul, a hozzájárulás bármikor visszavonható; ez a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

Kérelem benyújtása: hello@graphium.hu. A megkeresésre legkésőbb 30 napon belül válaszolunk; ha a kérelem összetett, erről és a hosszabb határidőről ugyanezen a határidőn belül tájékoztatunk.

Ha a munkahelye előfizetésén keresztül veszi igénybe a szolgáltatást, a kérelmet elsősorban a munkáltatójához érdemes benyújtani, mert az adatkezelő ő. Ha hozzánk fordul, továbbítjuk neki, és segítünk a teljesítésben.

Panasz: a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., ugyfelszolgalat@naih.hu), illetve bírósághoz fordulhat.

10. A Google API-król kapott adatok

A Graphium a Google API-król kapott adatok használatára és továbbadására a Google API Services User Data Policy vonatkozik, beleértve a Limited Use követelményeket. A Google-felhasználói adatot nem tartjuk meg és nem használjuk általánosított vagy nem személyre szabott AI/ML modellek fejlesztésére, javítására vagy tanítására. Graphium's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not retain or use Google user data to develop, improve, or train generalized or non-personalized AI and/or ML models.

Ha Google-fiókot köt össze a szolgáltatással, a következő hozzáféréseket kérhetjük — mindegyiket az Ön által kezdeményezett funkciókhoz:

A hozzáférés bármikor visszavonható az Ön Google-fiókjának biztonsági beállításaiban, illetve a kapcsolat megszüntetésével a szolgáltatásban.

11. A tájékoztató módosítása

A szolgáltatás fejlődésével ez a tájékoztató változhat. Érdemi változásról — új adatkezelési cél, új alfeldolgozó, hosszabb megőrzési idő — a hatálybalépés előtt legalább 30 nappal értesítést küldünk. A pontosításokat a lap alján jelzett dátum frissítésével vezetjük át; a korábbi változatok kérésre megtekinthetők.